Vor über 75 Jahren haben wir angefangen, Inventurlösungen für Apotheken zu erarbeiten. Heute können wir auf langjährige Erfahrungen und kontinuierliche Weiterentwicklungen zurückgreifen, die einen umfassenden und effizienten Service gewährleisten. Zu unserem Serviceangebot gehören unter anderem die Inventuraufnahme durch unser Fachpersonal als Full-Service-Angebot sowie die Selbstaufnahme durch Ihre Mitarbeiter mit unseren Geräten.
Wir haben für jeden Bedarf die richtige Lösung:
Finanzinventuren
Ohne Störung des Geschäftsbetriebes
Ihre Warenbestände werden in kürzester Zeit sorgfältig und sachkundig von unserem geschulten Personal erfasst. Die Qualität der Arbeit beruht auf jahrelanger Erfahrung und umfassenden Artikelkenntnissen. Die verschiedenen Bereiche Ihres Warenlagers werden mit mobilen Datenerfassungsgeräten / Scannern erfasst. Bereiche wie Drogen, Chemikalien oder Verpackungen können auch phonetisch oder als Pauschale aufgenommen werden.
Komplette Entlastung für Sie
Die Inventur von der Aufnahme bis hin zur Auswertung wird komplett von uns durchgeführt. Bequemer und sicherer geht es nicht.
Auswertung der Inventur
Die Auswertung entsteht in unserem modernen Rechenzentrum mit stichtagsgenauen Preisen. Das Warenlager kann nach Artikelgängigkeit unterteilt werden, so dass Sie bzw. Ihr Steuerberater die entsprechenden Wertberichtigungen und/oder Abschreibungen vornehmen können. In der Inventurauswertung ersehen Sie die wichtigsten Kennzeichen, wie z. B. Artikel außer Handel, unverkäufliche und schwerverkäufliche Artikel oder Artikel mit ermäßigtem MwSt.-Satz.
Steuer- und Handelsrecht
Bei der Auswertung Ihrer Inventurdaten werden steuer- und handelsrechtliche Gesichtspunkte genau beachtet. Nur so sind Sie vor späteren, unangenehmen Beanstandungen bei einer Betriebsprüfung sicher.
Umrechnung
Gerne übernehmen wir auch für Sie bzw. Ihren Steuerberater die Umrechnung des Inventurwertes auf den Stichtag (§ 241 Abs. 2 HGB). Dieser Service ist für Sie kostenlos.
Digitale Betriebsprüfung
Neben den Inventurdaten in schriftlicher Form stellen wir Ihnen auf Wunsch Ihre Daten auch in elektronischer Form zur Verfügung. So können Sie jeder digitalen Steuerprüfung gelassen entgegensehen.
Übergabeinventuren
Ihr neutraler Partner
Die Aufnahme und Bewertung einer Übergabe-Inventur dient dazu, den Warenlagerwert einer Apotheke zu ermitteln. Die Vorstellungen der beteiligten Parteien über den Wert eines Warenlagers laufen regelmäßig auseinander. Aus der Problematik der vorgegebenen Interessenlage ergibt sich unweigerlich, dass die Aufnahme und Bewertung des Warenlagers im Rahmen einer Apothekenübergabe eine anspruchsvolle und nicht einfache Aufgabe ist.
Wir stehen Ihnen bei dieser komplexen Aufgabe als neutraler unabhängiger Partner zur Seite, und liefern mit der Inventur die Grundlage für einen reibungslosen Verkauf bzw. Kauf Ihrer Apotheke.
Abwicklungsverfahren
Die Auswertung der elektronischen Erfassung und der Zusatzaufzeichnungen ergeben die komplette Inventur. Diese wird Ihnen in gebundener Form zur Verfügung gestellt. Zusätzlich zur Inventurwertzusammenstellung erhalten Sie eine weitere Zusammenstellung der Gesamtwerte der verschreibungspflichtigen, apothekenpflichtigen und der weder/noch Waren.
Kommt in der Apotheke ein Automat zum Einsatz, so können wir auch diese Daten in die Inventur mit einfließen lassen und bei der Auswertung berücksichtigen.
Je nach dem von den Parteien gewähltem Bewertungsmodus werden die Daten bei uns entsprechend in die Rubriken der normal-, schwer- und unverkäuflichen Artikel aufgeteilt, so dass Sie die vereinbarten (oder auch auf Wunsch von uns genannten) Abschläge zum Ansatz bringen können.
Jederzeit ist es auch möglich bei einer Übergabe-Inventur gleichzeitig eine POS-Inventur als Update für die Apotheken-Warenwirtschaft durchzuführen. Hier stehen alle gängigen Formate der verschiedenen Warenwirtschaften zur Verfügung.
Sonderlisten und Datenträger
Sollten die Kennzeichnungen im Inventurbuch Ihnen nicht ausreichen, können wir Ihnen auf Wunsch artikelgenaue Sonderlisten für die Bereiche der Außerhandel-Artikel und der unverkäuflichen und schwerverkäuflichen Artikel zur Verfügung stellen.
Die Fortschreibung bzw. Rückrechnung des Inventurwertes auf den Verkaufsstichtag erledigen wir gerne für Sie, wenn Sie uns die erforderlichen Daten des Warenein- und –ausgangs zur Verfügung stellen.
Ebenfalls möglich ist die Inventuraufbereitung in digitaler Form, die alle Anforderungen der Betriebs- und Steuerprüfung genügt.
POS-Start & POS-Kontroll-Inventuren
Start-Inventuren
Ein POS-Warenwirtschaftssystem benötigt als Grundlage einen Artikelstamm, bei dem jeder Artikel einzeln verwaltet wird. Eine Start-Inventur ist immer dann erforderlich, wenn in der Apotheke ein neues Warenwirtschaftssystem installiert wird. Dann wird mit Hilfe unserer POS-Inventurdaten die Daten-Grundlage geschaffen.
Basisdaten für Ihre Warenwirtschaft werden sofort nach der Inventur im passenden Format per E-Mail übermittelt. Berücksichtigung von Lagerorten ist je nach Vorgaben Ihres Warenwirtschaftssystems möglich.
Kontroll-Inventuren
Sicherlich werden Sie in Ihrer Apotheke viel Zeit investieren, um die Pflege der Daten durchzuführen. Doch selbst bei großer Sorgfalt wird das System möglicherweise im Laufe der Zeit Differenzen in den Beständen aufweisen.
Wir führen für alle gängigen Warenwirtschaften Kontroll-Inventuren durch, um Ihre Bestände wieder auf den neuesten Stand zu bringen.
Sprechen Sie uns auf diese Möglichkeit an, wir beraten Sie gerne!
Kombination einer POS-Inventur mit einer Übergabe- oder Finanz-Inventur
Wird eine Finanz- oder Übergabe-Inventur von uns durchgeführt, so kann diese jederzeit mit einer gleichzeitigen POS-Inventur verbunden werden. Die Zusatzkosten belaufen sich hierbei auf um einen geringen Zuschlag abhängig von der Größe des Warenlagers.
Ihre Vorteile:
- Warenwirtschaft – Übergabe der Inventurdaten im geeigneten Format
- Bewertung und Unterteilung des Warenlagers nach Artikelgängigkeit
- Auswertung der Inventurdaten in Buchform oder in elektronischer Form für die digitale Betriebsprüfung
- Sonderlisten für Außer-Handel-Positionen und Artikel-Listen nach Gängigkeit möglich
Möglichkeiten zur Inventurerfassung:
Sie haben die Wahl zwischen unserem Full-Service Angebot mit fachkundigem Personal oder der Eigenaufnahme mit unseren Geräten:
Sie greifen auf unseren Full-Service zurück
Speziell ausgebildete Pharma-Fachkräfte garantieren die Qualität unserer Arbeit. Durch profundes Fachwissen, jahrelange Erfahrung und umfassende Artikelkenntnisse erfassen wir Ihre Warenbestände bei der Inventur in Ihrer Apotheke nahezu ohne Störung Ihres Geschäftsbetriebes schnell und sorgfältig. Bei der Auswertung werden Steuer- und Handelsrecht genau beachtet. So sind Sie vor eventuellen Beanstandungen bei einer Betriebsprüfung geschützt.
Sie nehmen auf, wir werten aus
Die Inventur-Geräte werden mit den von Ihnen eingescannten Daten an uns geschickt und bei uns im Hause ausgewertet.
Mit dem Barcode auf jeder Packung liegt die Voraussetzung zur elektronischen Erfassung mit unseren Scannern vor.
Wir bewerten die von Ihnen erfassten Artikeln mit den entsprechenden Stichtagspreisen. Sie erhalten einen kompletten, artikelgenauen Ausdruck, der auch die Positionen enthält, die Sie handschriftlich beigefügt haben.
Für die Erfassung der Drogen- und Chemikalienbestände sowie der Verpackungsmittel erhalten Sie zur Erleichterung der Aufnahme das entsprechende Heft unserer vorgedruckten Inventurliste. Auch die Artikelerfassung in dieser Unterlage würden wir mit in die komplette Inventurauswertung einbeziehen.
Erfahrungsgemäß ist pro Person und Stunde eine Erfassungsleistung von mindestens 700 Artikelpositionen möglich.
Sie nehmen auf und spielen in Ihr System ein
Für die Selbstaufnahme des Warenbestandes überlassen wir Ihnen unser Inventur-Equipment.
Die mit den Geräten erfassten Inventurdaten werden über eine Kommunikationseinheit (Cradle) am PC in Ihrer Apotheke ausgelesen. Auf diesem PC würden wir per Fernwartung ein Ausleseprogramm installieren, das das Auslesen und Abspeichern der Daten steuert. Gleichzeitig kann ein Erfassungsprotokoll gedruckt werden, das als Grundlage für eine Nachkontrolle und als Nachweis für eine ordnungsgemäße Inventuraufnahme dient. Die Inventurdaten werden in dem Format und an dem Ort abgespeichert, wie es Ihre Warenwirtschaft zur Weiterverarbeitung der Daten benötigt.
Für die Anpassung unserer Inventur-Software zur Übergabe der Inventurdaten in die bestehende POR-/POS-Warenwirtschaft und für die Nutzung der System-Software berechnen wir einmalig eine Software-Gebühr.
Häufig gestellte Fragen
Was kann ich im Vorfeld tun?
Wie so oft ist die Vorbereitungsphase genauso wichtig, wie die eigentliche Inventuraufnahme. Ein sauberes und ordentliches Warenlager sowie die Auszeichnung aller Artikel ist unerlässlich für eine vollständige und zügige Inventuraufnahme. Dies gilt Insbesondere für eigen angelegte Artikel. Sie haben eine POS-Inventur beauftragt? Dann müssen Sie auch daran denken, Ihre Warenwirtschaft zu informieren, die entsprechenden Bestände im Nachgang an die Inventur, einzuspielen.
securPharm – auch für die Inventur ein Thema?
Der im Februar 2019 eingeführte Datamatrix-Code auf verschreibungspflichtigen Präparaten hat auch einen Vorteil für die Inventur. Neben der bekannten PZN enthält er zum Beispiel auch eine Seriennummer und das Verfallsdatum. Dank unserer 2D-Scanner sind wir in der Lage diese Informationen zu erfassen und können Ihnen bei Bedarf auch diese Informationen übermitteln. Auch für Ihr weiteres Warenlager kann der Verfall mithilfe unserer App erfasst werden. Sprechen Sie uns gerne an!
Was kostet mich die Inventur?
Für jede Inventurart haben wir eine transparente Preisstruktur, welche sich immer an der Höhe Ihres Warenlagers orientiert. Spezielle Zusatzleistungen runden unser Angebot ab. In jedem Falle erhalten Sie Ihr individuelles Angebot auf Ihre Bedürfnisse und Anforderungen abgestimmt.
Welcher kostenlose Service wird angeboten?
Wir unterstützen Sie, beziehungsweise Ihren Steuerberater mit unserer Erfahrung und unserem Wissen auch in Spezialfragen zum Thema Warenlager. Auch im Falle des Verkaufs Ihrer Apotheke sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner. Auf Wunsch erledigen wir zudem die Umrechnung des Inventurwertes auf den Stichtag nach § 241, Abs. 2, HGB. Bei uns ist die Inventur in Ihrer Apotheke in guten Händen.
Umgang mit Drogen, Chemikalien, Verpackung und Anbrüchen, was ist zu beachten?
Bei einer Übergabeinventur ist es beispielsweise ratsam, sich vorab Gedanken zu machen, wie Drogen, Chemikalien und Verpackung wertmäßig erfasst werden, zum Beispiel mit einem Pauschalbetrag. Oftmals spielen diese Waren eine eher untergeordnete Rolle, je nach Ärztestruktur kann das aber ganz anders sein, dann zählen wir die Verpackungsmaterialien bzw. schätzen und wiegen Ihre Teedrogen und Chemikalien. Bei Anbrüchen halten wir Rücksprache mit Ihnen, unabdingbar ist das vor allem bei einer POS-Inventur, hier lohnt sich der Blick in Ihr System, um abzugleichen, wie der Artikel bestandsgeführt ist.
Wir arbeiten unter anderem mit folgenden Warenwirtschaften zusammen
